派遣会社との窓口担当者とは｜求められる役割と実務対応

はじめに

派遣会社との窓口担当者とは、派遣先企業（以下、派遣先）内で派遣会社との連絡や社内調整を担う実務上の担当者です。派遣先責任者や指揮命令者、苦情申出先担当者のように、法令上必ず定めなければならないポジションではありませんが、派遣社員の受け入れを円滑に進めるうえで重要な役割を担うことがあります。

派遣先によっては、窓口担当者を配置せず、派遣社員を受け入れる部署が派遣会社と直接やりとりを行う場合もあります。この場合、業務内容や就業状況を把握している部署が直接対応できるため、認識の相違を防ぎやすいというメリットがあります。

一方で、窓口担当者を配置することで、会社全体の派遣契約の管理、派遣料金の確認や料金改定への対応、受け入れルールの統一、契約更新時の判断基準の整理など、会社として統一した対応を行いやすくなります。

本記事では、派遣会社との窓口担当者に求められる役割、派遣先責任者・指揮命令者との違い、実務上整理しておきたいポイントを解説します。

窓口担当者と派遣先責任者・指揮命令者の違い

窓口担当者は、派遣会社とのやりとりや派遣対応に関する社内調整を担う実務上の担当者です。一方で、派遣先責任者は派遣就業に関する管理を担う立場であり、指揮命令者は日々の業務指示を行う立場です。窓口担当者はこれらの担当者と同じ人物が担う場合もありますが、必ずしも同一人物である必要はありません。

そのため、派遣社員の受け入れを考える際には、誰が派遣会社との窓口になるのか、誰が業務指示を出すのか、誰が派遣先責任者として管理するのかを分けて整理しておくことが求められます。

各担当者の役割は次のとおりです

担当者	主な役割	ポイント
窓口担当者	派遣会社とのやりとり、社内調整、契約対応	実務上の担当者であり、法令上の選任義務はない
派遣先責任者	会社全体の派遣契約の管理	派遣契約の責任者として、選任義務がある
指揮命令者	派遣社員に対する日々の業務指示	実際の業務指示を行う立場として、派遣契約上、明確にしておく必要がある
派遣先苦情申出先担当者	派遣社員からの苦情や相談の受付	苦情・相談があった際の窓口として、契約書上で明確にしておく必要がある

関連する内容について、以下のコラムでも解説しています。

• 派遣先責任者とは｜役割と選任時に確認したいポイント
• 指揮命令者とは｜役割と担当する際のポイント
• 派遣先企業の苦情申出先担当者とは｜役割と選任する際のポイント

窓口担当者に求められる役割

窓口担当者が派遣会社とのやりとりを一任されている場合、主な役割は次のとおりです。

窓口担当者は派遣社員の活用において、派遣会社と受け入れ部署をつなぐハブのような役割を担います。窓口担当者の役割が整理されていない場合、受け入れ部署の要望を誰が派遣会社に伝えるのか曖昧なことが原因となり、派遣会社に十分に伝えることができていない場合や、派遣会社からの派遣社員に関する連絡が受け入れ部署に共有されていないといった事態が起きることがあります。

そのため、窓口担当者を単なる派遣会社との連絡係として捉えるのではなく、派遣社員の活用を円滑に進めるために派遣会社と受け入れ部署をサポートする重要なポジションと捉える方が望ましいといえます。

関連する内容について、以下のコラムでも解説しています。

• 派遣社員の受け入れがうまくいかないときの原因と改善ポイント
• 派遣社員の職場見学｜面接との違いと派遣先としての実務対応

窓口担当者に求められる資質

窓口担当者に求められる資質としては、主に次のとおりです。

窓口担当者には、派遣法や派遣活用に関する知識だけでなく、関係者との調整能力が求められます。派遣会社、受け入れ部署、社内の管理部門などの複数の関係者とやりとりをしながら、必要な対応を進めていくことが求められます。

特に複数の派遣会社から派遣社員を受け入れている場合は、契約対応や就業中の状況確認などにかかる工数が派遣会社や派遣社員を増やすほど増加していきます。そのため、窓口担当者が対応が追いつかなくなる前に、どの派遣会社に依頼するのか、どこまでの範囲を窓口担当者が対応するのか、受け入れ部署はどのように関与するのかについて、事前に整理しておくことが大切です。

また、受け入れ部署の派遣社員の活用経験が乏しい場合、派遣社員を新たに依頼する場合や契約更新を判断する際に、現在の人材市場の状況や、就業している派遣社員の保有するスキルの希少性を十分に把握できないまま判断を下す可能性があります。そのため、窓口担当者には現在の人材市場を認識し、担当部署に説明を行うなどの対応を行うことができるスキルを有していることが望まれます。

窓口担当者を決める際に整理しておきたいこと

派遣会社との窓口担当者を配置する場合は、単に担当者を決めるだけでなく、どこまでの範囲を担当するのかを整理しておくことが大切です。

たとえば、次のような点を事前に整理しておくことで、派遣会社とのやりとりが進めやすくなります。

窓口担当者が対応する範囲が曖昧な場合、派遣会社からの連絡が窓口担当者に入る場合や受け入れ部署に直接入る場合といった社内共有が乱れる場合や、新たに派遣社員を募集したい際に受け入れを希望する部署が派遣会社に直接依頼を行い、後で窓口担当者がそのことを知るといった、会社としての管理が煩雑になる可能性があるため注意が必要です。

一方で、窓口担当者にすべてを任せればよいというわけでもありません。依頼したい業務内容への理解や就業中の派遣社員の状態を最も把握しているのは受け入れ部署であるため、自身が対応する範囲を理解しつつ、窓口担当者と受け入れ部署が必要に応じて連携を取りながら、協力して対応する体制を整えておくことが重要です。

関連する相談例：派遣会社とのやりとりを部署任せにせず、一括対応する窓口担当者を配置すべきか

窓口担当者に関するよくあるご質問

Q. 窓口担当者と派遣先責任者を兼務してもよいですか

兼務することは可能です。しかし、窓口担当者、派遣先責任者や指揮命令者はそれぞれ役割が異なります。そのため、兼務する場合は派遣会社との連絡や派遣社員の就業状況の管理、日々の業務指示など、多岐にわたる内容を滞りなく管理できるかを客観的な視点から判断することが必要です。

Q. 窓口担当者は人事部門の社員が担当するべきですか

派遣社員や労務に関する知識が必要な場面があるため、人事労務部門の社員が担当することが多い傾向にありますが、必ずしもそうしなければならないわけではありません。派遣社員が担当する業務への理解が深い受け入れ部署の社員が担当する場合もあります。

担当者を誰にするかを決める際のポイントは、派遣会社とのやりとりや契約内容の確認、受け入れ部署との情報連携を行う場面を想定しながら、実務上の視点から適任者を判断することです。

Q. 窓口担当者を配置しないと問題になりますか

窓口担当者そのものは、法令上必ず置かなければならない担当者ではありません。ただし、派遣会社との連絡や社内調整を行う担当が曖昧な場合、確認漏れや認識の相違を原因としたトラブルが起こりやすくなります。そのため、窓口担当者を配置するかどうかの視点ではなく、派遣会社とのやりとりや社内調整を考えた際にどのような体制が自社に適しているかの視点から判断するとよいでしょう。

まとめ

派遣会社との窓口担当者は、単なる連絡係ではありません。派遣社員の受け入れを希望する部署の要望を整理する、依頼する派遣会社を選定する、派遣会社に求める人材要件を正しく伝える、派遣契約の締結および就業開始に向けた社内手続きや受け入れ準備を進める、就業開始後は就業状況の確認と連携、契約更新に関する手続きを行うなど、対応する範囲は多岐にわたります。

また、窓口担当者は法律上の配置義務が課されているポジションではありません。そのため、窓口担当者を配置する、しないの判断は会社の方針次第です。派遣社員の活用を円滑に進めるうえで、窓口担当者を配置するべきか、配置する場合は誰を担当にするかだけでなく、どこまでの範囲を担当させるのか、受け入れ部署との役割分担をどうするのかについても整理しておくことが大切です。

派遣会社との窓口担当者の決め方や派遣社員の受け入れ体制の整理に不安がある場合は、必要に応じてご相談ください。