はじめに
派遣社員を受け入れる場合は、派遣先企業（以下、派遣先）は受け入れ準備として、担当業務や指揮命令系統、困った際などの相談先、派遣会社との情報共有の方法などを事前に整理しておくことが必要です。
一方で、就業が始まった後は、日々の声のかけ方や注意の仕方、歓迎会や社内行事の案内、職場内での距離感など、業務とは別の場面で、判断に迷う場面が起きる可能性があります。派遣社員は派遣先の職場で就業しますが、雇用主は派遣会社です。そのため、自社の社員と同じという前提で対応するのではなく、業務上必要な対応と職場環境面での配慮を分けて考え、対応することが大切です。
本記事では、派遣社員を受け入れている職場における派遣社員への接し方や、押さえておきたい実務対応について解説します。
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派遣社員との接し方で迷いやすい理由
派遣社員との接し方で迷いやすい理由は、派遣先の職場で共に働く同僚となる一方で、雇用関係は派遣会社にあるという構造のためです。同じ職場で日々業務を行うため、現場の感覚としては、自社の社員とほぼ同じ存在に見えることがあります。
しかし、派遣社員の雇用主は派遣会社であり、労務管理や契約更新、就業条件の調整などについては、派遣会社との連携が必要になります。そのため、派遣社員に対して「自社の社員と同じように接すればよい」と考えすぎても、「外部の人材だから距離を置けばよい」と考えすぎても、うまくいかない場合があります。派遣先としては、業務上必要な指示やフォローを行いながらも、雇用関係の違いを踏まえた対応を意識することが大切です。
業務上の対応と職場環境への配慮を分けて考える
派遣社員への対応を考える際は、大きく分けて「業務上の対応」と「職場環境への配慮」に分けて整理すると分かりやすくなります。
業務上の対応とは、担当業務の進め方、報告・連絡・相談の方法、業務手順、納期、情報管理、顧客対応など、業務を行うために必要な指示や確認になります。
一方で、職場環境への配慮とは、日常的な声かけ、職場内での紹介、歓迎会や社内行事への参加案内、職場内で孤立しないためのフォローを指します。
派遣社員の受け入れでは、この二つを混同しないことが大切です。業務上必要なことは明確に伝える必要がありますが、業務に直接関係しない部分まで細かく踏み込みすぎると、派遣社員本人にとって負担になる場合があります。
業務上必要な注意は具体的に伝える
派遣社員に対して注意や指摘を行う場合は、その内容が業務遂行に必要なものかどうかを見極めることが大切です。
たとえば、「業務手順が間違っている」「報告が遅れている」「納期に影響が出ている」「情報の取り扱い方法に不安がある」「顧客対応で確認すべき点がある」といった場合は、業務を進めるうえで必要な指摘といえます。
注意や指摘を行う際のポイントは、感情的に注意するのではなく、「何が問題なのか」「どのように対応してほしいのか」を具体的に伝えることです。「前にも言いましたよね」「普通はこうですよ」といった突き放しているとも捉えられかねない伝え方ではなく、「この業務は、〇時までにこの資料を確認し、完了後に担当者に共有してください」というように明確に説明することで、意図が伝わりやすくなります。
また、同じ内容について繰り返し問題が生じる場合は、派遣社員本人だけに抱え込ませるのではなく、派遣会社にも状況を共有し、必要に応じてフォロー方法を相談することが望ましいでしょう。
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業務に直結しない注意や指摘は慎重に行う
一方で、業務に直接関係しない細かな所作や態度については、注意や指摘の仕方に注意が必要です。
たとえば、席での座り方、雑談の仕方、職場内での振る舞い、メール本文の定型文などは、職場によって考え方が分かれます。もちろん、業務上で必要なマナーや社内ルールであれば伝える必要がありますが、単なる職場の慣習や好みに近い内容を強く指摘した場合、派遣社員本人にとっては負担やストレスを感じる場合があります。自社の社員に対して育成や教育を目的として伝える内容であったとしても、派遣社員の場合は雇用関係が異なります。
そのため、「業務上で必要な指摘なのか」「職場の好みに近い指摘なのか」を分けて考えることが大切です。派遣社員のためを思って伝えた場合であったとしても、受け取る側によっては、「そこまで言われる必要があるのか」とネガティブに受け取られてしまう可能性があります。特に業務そのものではなく、本人の性格や姿勢を対象としているように受け取られる伝え方になっていないかに注意しましょう。
日常的な声かけで派遣社員の孤立を防ぐ
派遣社員の派遣先での人間関係は、新入社員と同様に0からのスタートになります。そのため、受け入れ直後は現場側から意識して声をかけることが大切です。特に固定席ではなく、フリーアドレスを導入している職場や、チャット・内線でのやりとりが中心の職場では、派遣社員が誰に相談すればよいのか悩む場合があります。
就業初日や最初の数日間は、指揮命令者やOJT担当者が派遣社員の隣に座る、必要に応じて関係者の席に連れて行き、簡単に紹介するだけでも派遣社員本人にとっては安心材料になります。同様に最初の数日間のやりとりについて、チャットだけで済ませるのではなく、必要に応じて「困っていることはありませんか」「業務量は問題ありませんか」「分かりにくい点はありますか」と言葉で短く確認することが効果的です。
ただし、声をかけすぎると過度な監視のように感じられる場合もあります。大切なのは、常に細かく確認することではなく、相談しやすい状態をつくることです。
歓迎会や社内行事は参加を前提にしない
派遣社員を受け入れる際、歓迎会や懇親会を行うべきか悩む場合があります。職場に早くなじんでもらうという意味では、ランチ会や簡単な顔合わせの機会を設けることは有効です。一方で、業務時間外の歓迎会や懇親会については、参加を前提にしないことが大切です。
派遣社員は派遣先の職場で就業しているものの、自社の社員ではありません。そのため、社内行事や懇親会に参加しなければならない雰囲気を感じた場合、派遣社員本人にとって負担になる場合があります。案内する場合は、「任意参加であること」「参加しなくても業務上での不利益はないこと」が伝わるようにするとよいでしょう。
また、就業開始直後の交流を目的とするのであれば、任意参加であることを明確にしたうえで、休憩時間に短時間のランチ形式で行うなど、負担の少ない方法を検討することも一つの方法です。
派遣会社との連携は早めに行う
派遣社員との接し方に迷う場面がある場合は、派遣先だけで判断しすぎず、早めに派遣会社へ相談することも大切です。
たとえば、求めている業務スキルと保有しているスキルに差があるように見受けられる、業務の進め方に不安を感じる場面がある、報告が少ない、職場との相性が合っていないように感じる、などの場合は、事実を整理したうえで派遣会社に共有するとよいでしょう。
この際に重要なことは、感情的な表現や主観的な評価ではなく、客観的な事実を伝えることです。「やる気がなさそうです」「合わない気がします」といった伝え方ではなく、「〇月〇日以降、依頼した業務の完了報告が遅れることが複数回ありました」「この業務については、追加説明を行っても同じ箇所で誤りが発生しています」といった形で共有すると、派遣会社側も状況を把握しやすくなります。
また、派遣社員を受け入れる前の段階で派遣会社との間で、就業する派遣社員の今回の業務に関連する経験値、就業条件との合致度、業務上配慮すべき点などを、共有可能な範囲で確認しておくことが望ましいです。その際に派遣社員のこれまでの就業先での詳細な評価や終了理由を詮索するのではなく、「今回の業務を円滑に進めるために何を確認すべきか」という視点が大切です。
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契約更新の判断に影響する内容は早めに確認する
派遣社員の場合、契約更新のタイミングが自社で雇用している契約社員などよりも短い場合があります。そのため、受け入れ後に気になる点がある場合は、契約更新の直前になってから慌てて確認や対応を行うのではなく、早めに状況を確認のうえで、必要に応じた対応を行うことが大切です。派遣社員のスキルは業務内容に合っているか、業務量は適切か、職場内での関係性は問題ないか、派遣会社との就業状況についての情報共有はできているか、といった点を定期的に確認しておくことで、契約更新の判断がしやすくなります。
また、業務をするうえでの最低限のマナーや業務上で必要な対応について、注意すべき事態が起きることもあります。その際は、派遣社員は自社の社員とは立場が異なるため、育成や評価の考え方をそのまま当てはめるのではなく、契約内容や派遣会社との役割分担を踏まえた対応を行うことが求められます。
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まとめ
派遣社員への接し方や職場でのフォロー体制は、派遣社員の継続就業やパフォーマンスを発揮するための重要な要素となります。派遣社員は派遣先の職場で就業しますが、雇用関係は派遣会社にあります。そのため、自社の社員と同じ接し方をするのではなく、業務上必要な対応と職場環境面での配慮を分けて対応することが大切です。
特に業務上の注意と職場の慣習に対する指摘を分けること、日常的に相談しやすい状態をつくること、歓迎会や社内行事を参加前提にしないこと、気になる点は早めに派遣会社と共有することがポイントになります。派遣社員との接し方に迷う場合や、受け入れ対応を整理したい場合は、必要に応じて専門家に相談しながら確認するとよいでしょう。