派遣社員への業務指示｜契約範囲と指揮命令で注意したいこと

はじめに

※本記事は、派遣先企業（以下、派遣先）が派遣社員に業務指示を行う場合に、注意したい基本的な考え方を整理したものです。個別の事案では、契約内容や実際の運用状況により、判断が異なる場合があります。判断に迷う場合は、派遣会社や専門家に相談し、必要に応じて管轄の労働局などへ確認することをおすすめします。

派遣社員を活用している場合、日々の運用の中で次のような判断に迷う場面が出てくることがあります。

派遣社員は派遣会社に雇用されている労働者になりますが、一方で、実際に日々の業務指示を行うのは派遣先です。この関係性を正しく理解せずに派遣社員の活用を続けた場合、派遣会社との間で認識の相違や派遣社員本人とのトラブルにつながることがあります。

本記事では、派遣先が派遣社員に業務指示を出す際に、注意すべき点について解説します。

派遣社員への業務指示は派遣先が行う

派遣社員に対する日々の業務指示は、基本的に派遣先が行います。派遣社員は派遣先と派遣会社間での労働者派遣契約に基づき、契約内容で定められた業務を履行するため、派遣先の指定する場所で業務を行います。そのため、実際の業務手順や優先順位、日々の確認事項などは派遣先から指示を出すことになります。

また、業務の指示についてはどのような指示でも出せるわけではありません。派遣先が指示できる業務は、派遣契約で定められた業務内容に含まれている必要があります。

注意点① 指示を出す業務が契約で定められた業務の範囲内か確認する

派遣社員に業務指示を出す際は、まず派遣契約で定めた業務の範囲内であるかを確認することが必要です。派遣契約は、派遣社員が従事する業務内容や就業場所、就業時間などを定めています。そのため、業務指示がその範囲外の可能性がある場合は注意が必要です。

たとえば、次の内容の指示を出す場合は、派遣会社に確認が必要となります。

業務の範囲に関してよくある質問として、「ファイリングやコピーなどの契約書に記載はないが、業務を進めるうえで必要な場合は依頼してよいのか」「契約書に記載のない業務は一切させてはいけないのか」「デスク周りの掃除は依頼してよいのか」といったものがあります。このような内容については派遣先、派遣会社、派遣社員本人の三者がそれぞれどのような認識を持っているか、実際の業務との関連性などによって判断することになります。

一例として、「営業事務業務」で派遣契約を締結している場合、派遣契約書に「営業事務業務」とだけ記載されている場合と「営業事務職として受発注処理、システムへのデータ入力、納期確認、納期調整、購買とのやりとり、電話対応、メール対応」と記載されている場合では、業務範囲の明確さが異なり、各自の業務に対する認識にも違いが生じる可能性が高まります。

また、「付随する業務」や「付随的業務」という文言を業務内容に加えることもありますが、加えたからといって業務内容が曖昧な状態でよいわけではありません。一見すると業務の幅が広がったように考えられますが、受け取り側によって解釈が異なる可能性があるためです。判断に迷う場合は、契約内容の確認や派遣会社に確認したうえで、指示を出すかどうかを決めるようにしましょう。

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注意点② 労働条件に関わることは派遣会社と確認する

派遣社員の雇用元は派遣会社です。そのため、労働条件に関わる事項については、派遣先だけで判断しないよう注意が必要です。

たとえば、次の内容は原則として派遣会社に確認が必要です。

就業時間や勤務日数、契約時点では想定していなかった時間外労働や休日出勤への対応などは、派遣社員の賃金や労働条件に関係するため、特に注意が必要です。派遣社員本人がその場で了承したとしても、後から「本来の契約条件と違う」と問題になる可能性があります。そのため、派遣会社を通じて確認する方が好ましいといえます。

就業期間が長期間に及んでいる場合、現場と派遣社員との関係性が深まり、現場が派遣会社を通さずに派遣社員本人に直接予定を確認する場面も出てきやすくなります。その場合においても、就業期間の長短にかかわらず、労働条件に関わる変更などの軽微とはいえない事項については、派遣会社を通じて確認した方が無難といえます。派遣先として現場の判断だけで進めるのではなく、必要に応じて派遣会社と情報を共有しながら対応することが重要です。

注意点③ 指揮命令者を明確にしておく

※ここでいう指揮命令者とは、派遣社員に対して日々の業務指示を行う主たる社員を指します。

派遣社員を受け入れる際は契約書上だけでなく、誰が派遣社員に対して指揮命令を行うのかを現場内で明確にしておくことが必要です。派遣社員が担当する業務を複数の社員が手分けして作業している場合、業務を知っている社員であれば、派遣社員に対して業務指示を出すことはできますが、指揮命令者を曖昧なままにしておくと、派遣社員が誰の指示を優先すべきかの判断がつかず、業務に混乱を来したり、派遣先に対して不安を抱くきっかけになる可能性があります。

たとえば、次のような状況です。

「AさんからはB業務が優先と指示があった」

「CさんからはB業務は後回しで、先にD業務をするように指示を受けた」

「EさんからはF業務が最優先と指示を受けた」

派遣先として現場の指揮命令系統について、次の内容をあらかじめ整理しておくとよいでしょう。

また、複数の部署や複数の社員が関わる業務を派遣社員が担当する場合、派遣社員本人に指揮命令系統を確認および調整させるのではなく、受け入れ準備の一環として受け入れ開始前に整備しておくことが望ましいです。その際に、「この業務は～のタイミングから、派遣社員の～さんが担当するため、不明点があれば（指揮命令者）まで確認をお願いします」と周知についても同時に行っておくとよいでしょう。

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注意点④ 注意や指導する際の伝え方に気をつける

派遣社員が業務上でミスをした場合や勤務態度に問題がある場合、派遣先として注意や指導を行う場面があります。その際に、派遣先から直接注意・指導をしてよい内容かどうかの判断や実際に注意・指導をする際は伝え方に注意が必要です。基本的に業務に関係する内容については、派遣先より伝えることが可能です。伝える際の注意点は、注意する内容を業務に関係する範囲内に留めること、および感情的な言葉や人格面につながる可能性のある内容には触れないことです。

また、勤務態度や契約に影響を与える問題が起きた場合は、いきなり派遣社員本人に直接伝えるのではなく、最初に派遣会社に状況を共有し、派遣会社と相談したうえで対応することが望ましいです。その際、業務に同席していない派遣会社の担当者は、派遣先から共有を受けた情報のみで内容を理解する必要があるため、事実関係を可能な限り具体的に説明するようにしましょう。

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注意点⑤ 派遣会社との情報共有を後回しにしない

派遣社員への業務指示や対応に起因するトラブルを防ぐためには、派遣会社との情報共有を後回しにしないことが重要です。仮にトラブルが発生した際に、派遣先が派遣会社に状況を共有しないまま、現場だけで対応し、かつ派遣社員が派遣会社に報告を入れていない場合は、トラブルが大きくなった段階で初めて派遣会社が状況を把握することが想定され、早く対応していた場合と比べて対応に工数を要することになる可能性があります。

次のような場合は、派遣会社との共有を速やかに行うことが望ましいです。

派遣社員に指示を出す際に注意したいポイント

派遣社員に指示を行う場合は、少なくとも次の点に注意するとよいでしょう。

派遣社員への業務指示は、日々の業務を進めるうえで欠かせないものです。ただし、派遣契約の内容や派遣会社との関係を意識せずに進めると、思わぬトラブルにつながることがあります。

まとめ

派遣社員への指揮命令は、現場での業務遂行に直結する重要な内容です。「対応指示を出す業務は契約の範囲内か」「指揮命令系統は明確になっているか」「必要に応じて派遣会社との共有はできているか」などを意識した対応を行うことにより、トラブルの防止や派遣社員本人のパフォーマンスの向上につながります。

※なお、派遣社員への指揮命令に関する判断については契約書の文言だけでなく、実際の業務指示の内容や運用実態によって評価されることがあります。

また、事案の内容によっては行政機関に確認が必要となる場合もあります。行政機関に確認を行う場合は、事前に自社の状況、派遣契約の内容、実際の指揮命令系統を整理しておかなければ、適切な相談や判断につながりにくいことがあります。そのため、派遣先として「どこまで指示してよいのか」を感覚で判断するのではなく、業務内容・契約内容についてあらかじめ整理し、派遣会社と共通の認識を保てるよう、適宜コミュニケーションをとっておくことが望ましいでしょう。