はじめに
※本記事では、派遣先企業と派遣会社（派遣元企業）間での、契約更新に関する判断を「派遣契約の更新・終了」と定義しています。
派遣契約の更新可否を判断するタイミングで、「契約を更新するか迷っている」「スキル不足が目立つため、現契約で終了したいが、派遣会社にどう伝えるべきか分からない」「契約終了を伝えた後に、派遣社員本人との間でトラブルにならないか不安がある」と感じられたことはないでしょうか。
派遣契約の更新判断は、契約期間ごとに派遣先企業（以下、派遣先）と派遣会社が行う重要な判断です。就業している派遣社員が期待どおりの働きぶりである場合や、依頼している業務が継続する場合の判断については容易といえる一方で、「契約を更新するか悩んでいる」「契約を更新しない」場合に進め方を誤ると、派遣会社や派遣社員本人とのトラブルにつながることがあります。
本記事では、派遣契約の更新・終了を検討する際の判断基準と派遣会社への伝え方について解説します。
派遣契約の更新の場面で起きるトラブル事例
実務上では、次のようなトラブルが発生する場合があります。
- 契約を更新しない意向を派遣会社に伝えたところ、派遣会社との間で認識に相違が生じた
- 契約を更新しない意向を伝えて以来、派遣社員本人の勤務態度が悪くなり、職場に悪影響が出ている
- 契約を終了する派遣社員本人から後任者への業務の引継ぎ期間を設けようとしたところ、有給消化により引継ぎが困難と話があった
これらは多くの場合、「契約更新に関する判断基準が明確でないこと」や「派遣会社とのコミュニケーション不足」が原因といえます。派遣契約の更新・終了は、単に契約の更新可否を決定し、派遣会社に伝えるだけでは対応が万全とはいえません。派遣会社との判断基準の共有、派遣社員本人への伝え方、後任者の手配や業務の引継ぎ期間まで整理する必要があります。
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派遣契約を更新するかどうかの判断基準を明確にする
派遣契約の更新判断については、関係者の印象を中心に決めるのではなく、一定の判断基準を設けることが重要です。
たとえば、次のような基準を設けることにより、判断しやすくなります。
- 業務の習熟度・今後の見通し
→就業開始から経過した期間と業務への対応状況は想定内の進捗であるか
→今後も期待できるスキルを有しているか - 勤怠・人間関係
→事前に相談がない、または交通事情以外での欠勤・遅刻・早退の頻度はどうか
→指揮命令者やOJT担当者、社内外の関係者との関係性はどうか - 依頼している業務の見通し
→次回の契約期間中も一人分の工数が必要な業務量が確保できる見込みか
→業務の追加・変更は必要であるか
このような観点から整理することで「なんとなく更新する」「これまでどおりでよいだろう」という判断基準が曖昧な状態での更新判断を防ぐことができます。特に業務の習熟度については、派遣単価や予算とのバランス、就業した期間と想定していたスキルに対する客観的な視点が求められます。
もし、現場が派遣社員の活用に慣れていない場合、派遣社員に対する当初の期待値が高すぎる場合もあります。その場合は、後任者と入れ替えを行ったとしても、同じことの繰り返しとなる可能性があるため、注意が必要です。同じ業務の経験値が高い人材であったとしても、会社独自のシステムや業務フローに慣れるまでには一定の時間が必要です。
そのため、更新可否を判断する場面では、派遣社員本人にのみ焦点を当てるのではなく、同じ業務を担当する社員の就業開始時の様子はどうであったか、OJTをはじめとした受け入れ体制は整っていたか、などにも目を向けて検討することが大切です。
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契約を終了する場合は伝え方に気をつける
派遣契約を終了する場合は伝え方が重要です。派遣契約は派遣先、派遣会社、派遣社員の三者が関係するため、いずれかの解釈が異なってしまった場合、トラブルにつながりやすくなります。特に注意すべきポイントは次のとおりです。
- 契約を更新しない理由を明確にしたうえで（可能であれば客観的な事実を含めて）、派遣会社に伝えること
- 印象や個人的に抱いている感情を主な理由にしないこと
- 派遣社員本人に直接伝えず、派遣会社を通じて伝えること
たとえば、契約を更新しない理由として、業務スキルの不足を派遣会社に伝える場面で、「もう少しスキルがあれば」「弊社内の業務状況が許すのであれば、様子を見る意味で次回は更新したかった」など、相手への配慮を含めた感情主体の言葉で伝えた場合、派遣会社や派遣会社を介した派遣社員への伝わり方が派遣先が伝えたかったニュアンスと相違が起きることがあります。
派遣会社は、契約更新によって売上の維持や、自社の社員である派遣社員の雇用維持につながるため、派遣先が想定している以上に更新に対して前のめりな場合があります。そのため、「何かスキルを示す材料が提供できれば、更新いただけるのではないか」「もう少し時間をかけてもらえれば、改善が期待できるのではないか」などと受け取り、派遣会社から何度も更新についての相談や再度検討してほしいと依頼が入る可能性があります。
状況によっては、派遣先が契約更新に迷っており、派遣会社に背中を押してほしい場合もありますが、結論が覆ることがない場面においては、お互いに工数がかかるだけといえます。そのため、契約を更新しない理由を伝える際は、可能な限り客観的な事実を添えて、次のような説明をするとよいでしょう。
- 業務の処理件数が期待値の半分以下の状況が続いており、同業務の社員と比較しても半分以下の状況にある
- 同時に就業を開始した他社の派遣社員と比べて、ミスが2倍以上起きており、2週間ほど社員による業務フォローの頻度を増やしたが、改善の見込みが立たない
- 任せている業務が受注減により減少する見込みとなり、現行の契約条件を維持するのは困難になった
一方で、「日常の挨拶や基本的なマナーができていないように感じる」「なんとなく職場に合わないように見受けられる」「業務は期待どおりにこなしてくれているが、終始表情が暗く、周囲に悪影響を及ぼす可能性がある」といった派遣社員本人に対する印象や感情を、契約を更新しない主たる理由として派遣会社に伝えた場合、印象や感情論は受け取る側の解釈次第で、本来伝えたいニュアンスとは異なる受け取られ方になることがあるため、注意が必要です。
やむを得ず、職場との相性面などを理由にしたい場合は、「現場の複数名の社員から報告・連絡・相談の不足により、業務上の連携に支障が出ているとの声があがっている」「指示した内容の受け取り方に相違が生じる場面が多く、都度フォローが必要な状況が続いている」など、可能な限り客観的な事実や業務に及んでいる影響を含めて説明するとよいでしょう。
なお、派遣契約の更新・終了に関する説明は、雇用元である派遣会社より派遣社員本人に行うことになります。そのため、業務に影響を及ぼす可能性を考慮し、説明を行うタイミングや説明に対する派遣社員の反応などについて、派遣会社へ共有を依頼し、派遣会社と認識を合わせたうえで対応するようにしましょう。
派遣会社との認識を定期的に合わせる
派遣契約の更新・終了に関するトラブルは、派遣社員本人への評価が派遣先と派遣会社間で異なっていることが原因で発生することもあります。
たとえば、次のような認識の相違が起きる可能性があります。
- 派遣先は現契約で終了の可能性があると考えていた
- 派遣会社は契約の更新がある前提で考えていた
- 派遣会社から派遣社員本人に対して、契約更新が見込まれると話をしていたため、派遣社員本人も更新見込みと認識していた
認識の相違が起きている状況の中で、派遣先より派遣会社に対して、契約更新の可否に関する判断を伝えた場合、「契約終了の可能性があるとは聞いていない」「判断基準がわからないため、納得できない」「更新が濃厚と考えていたため、非常に困る」といった反応につながり、場合によってはトラブルに発展することもあります。トラブルを防止するためには、派遣社員の就業状況について定期的に派遣会社と共有を行い、最低でも契約更新を判断する前段階で認識を合わせておくことが大切です。
派遣社員に対する就業状況の確認は、派遣会社の営業担当者もしくはフォロー担当者が、派遣先および派遣社員に対して対面やオンラインでの面談などで行うことが一般的です。確認を取るタイミングや頻度は派遣会社により異なります。そのため、派遣先として「～日ごとに実施してほしい」「最低でも1ヶ月に1回は対面でフォローをお願いしたい」などと要望がある場合は派遣会社にその旨を伝えておくとよいでしょう。
また、要望がない場合は就業開始後の早い段階、または就業開始前の時点で派遣会社に次の内容を確認しておくとよいでしょう。
- 自社（派遣先）と派遣社員本人に対して派遣会社が状況確認を行うタイミングと頻度
- 派遣会社の方針として、次回の契約を更新するかどうかの確認は何日前に行う予定か
→ 派遣会社により現契約満了日の45日前、60日前など独自のルールを設けている場合が多いです。 - 派遣社員本人の事情などにより、就業が継続できなくなった場合、後任者の紹介を含めたスケジュールはどういう想定になっているか
特に契約更新の可否について悩んでいる場合は、判断をしなければならないタイミングに至ってから、派遣会社に相談するのではなく、早めに派遣会社に状況の共有、および認識のすり合わせをしておくことが大切です。派遣会社に任せきりにするのではなく、派遣先としても判断に必要な情報を有しておくことが後の対応につながります。
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派遣契約の更新・終了判断の際に確認しておきたいこと
派遣契約の更新・終了を派遣会社に伝える際は、次の点を確認しておくとよいでしょう。
- 派遣契約を更新する場合、現在の課題や今後の期待値を派遣会社と共有できているか
- 派遣契約を終了する場合、その理由を事実を基に、もしくは客観的な視点から説明できるか
- 派遣社員本人への伝え方について、派遣会社と認識は揃っているか
- 後任者が必要な場合、派遣会社からの紹介時期や引継ぎ期間を確認できているか
- 契約終了までの間、派遣社員本人の勤務姿勢や職場内の雰囲気については配慮できているか
まとめ
派遣契約の更新・終了に関するトラブルを防ぐためには、更新可否を決めた後の対応ではなく、更新するかどうかの判断基準の明確さ、派遣会社との認識の共有、必要なコミュニケーションが取れているかが重要になります。
「この判断で妥当なのか」「派遣会社への伝え方に不安がある」「更新判断の場面で問題が発生するのを防止したい」といった場合は、第三者の視点から状況を整理することにより、お悩みの解消やトラブルの防止につながる可能性があります。必要に応じてご相談ください。
※なお、個別の契約内容や雇用関係などによって対応が異なる場合があります。実際の判断においては、契約書や派遣会社との取り決めを確認するようにしましょう。