派遣会社とのやりとり｜認識の相違を防ぐ連絡・確認のポイント

はじめに

派遣会社の担当者から「現場責任者には私から連絡しておきます」と話があったため、任せたところ、後になって自社の窓口担当者と現場責任者の認識が食い違っていることに気づく場合があります。このような場合、どちらの認識が正しいのか判断が難しいため、対応が後手に回ることがあります。

派遣先企業（以下、派遣先）では、派遣会社との窓口を担当する社員、現場責任者、指揮命令者が異なる場合があります。そのため、派遣会社の説明に対して、受け取る側によって異なる解釈が生まれ、話がより複雑になることがあります。そして、解釈に相違がある状態を解消しないままにしておくと、後にトラブルに発展する可能性もあります。特に派遣社員に関する内容は、派遣社員の雇用主は派遣会社となり、派遣先は外部の社員を受け入れている立場であることから、より丁寧な対応を行う必要があります。

派遣先と派遣会社は、就業中の派遣社員に関する連絡や調整を定期的に行います。その際のやりとりを電話のみでする場合や複数の関係者が介在する場合、派遣会社と各担当者が個別に行う場合は、各自の認識に相違が生じやすくなります。特に派遣社員の勤怠や就業に関連する内容の場合、「～と言っていたかなぁ」「～さんが理解しているから大丈夫だろう」と曖昧な認識のまま進めると、後からトラブルに発展する可能性があります。

本記事では、派遣先の立場から、派遣会社とのやりとりにおける認識の相違を防ぐためのポイントを解説します。

派遣先と派遣会社の間で認識の相違が起きやすい場面

派遣会社とのやりとりでは、次のような場面で認識の相違が起きやすくなります。

これらはいずれも派遣先、派遣会社、派遣社員本人の三者が関係する内容のため、誰かが誤った認識のままで話が進み、話が進んでから認識の相違に気づいた場合、修正に時間がかかることがあります。

たとえば、派遣先が派遣社員本人に職場内で注意した内容が、派遣会社には派遣会社より注意してほしいという伝わり方になっており、派遣会社が派遣社員に注意したところ、派遣社員より既に派遣先より注意を受けた内容と指摘が入り、「派遣先と派遣会社の連携は大丈夫なのか」と派遣社員が不信感を抱く可能性があります。

また、勤怠に関しても、派遣社員が体調を崩しており、「体調が回復すれば、明日から出社します」と派遣会社に伝え、派遣会社から派遣先に状況を説明する際に、「明日から出社します」と「体調が回復すれば」という前提が伝わっておらず、当日になって派遣社員が出社していない、と騒ぎになることがあります。相手に正確に伝わったかどうか自信を持てない場合は、電話を終えるタイミングで内容を復唱するなど、確認することが大切です。

なお、派遣社員本人の体調面や個人的な事情に関する内容については、個人情報保護の観点から、業務上必要な範囲内での共有に留めるようにしましょう。

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やりとりは電話だけで完結させない方がよい場合がある

派遣会社とのやりとりは、電話で状況の共有などを行うことがあります。その際に、電話のみで派遣会社とのやりとりを完結させ、その後にトラブルや行き違いが発生した場合、派遣先と派遣会社の間で「言った、言っていない」の論争が発生し、大きなトラブルに発展することがあります。トラブルに発展し、かつ電話の内容を録音やメモなどで残していない場合は、どちらに責任があるかの判断ができず、派遣先と派遣会社の関係性が悪化するなど、解決策が見出せない状況に陥る可能性があります。

また、やりとりの内容が就業中の派遣社員に関する事項であった場合、認識の相違が起きた内容によっては派遣社員本人にも影響を及ぼす可能性があります。その場合は、派遣社員本人からの派遣先、派遣会社に対する信頼が低下し、派遣先、派遣会社ともにダメージを負うことにつながる可能性も生じます。もし、内容が個人情報を含んだものであった場合は、派遣社員に再度説明を依頼することにより、派遣社員からの信頼を損なう可能性や今後の継続就業にも影響を与える可能性を考慮する必要が出てきます。

そのため、誤った内容が伝わることによって、大きな影響を与える可能性がある内容については、電話した後にメールなどで、相手に対して電話で話した内容の確認を依頼するとよいでしょう。

たとえば、次のようなイメージです。

「誰が・誰に・いつ・何を伝えたか」の記録を残す

認識の相違を防ぐうえで、電話しただけの場合や、電話した日時はメモに残しているが、メモの内容が連絡日時と連絡済、対応済の一言だけ、といった場合は後に対応に困る事態に陥る可能性があります。

そのため、次の内容を意識したうえで記録を残すようにしましょう。

たとえば、派遣社員の勤怠に関する連絡の場合、

「Aさん（派遣社員）についてBさん（指揮命令者）より、〇月〇日〇時に派遣会社のC様（営業担当者）に、体調不良により遅刻が3日続いている状況を共有」

「C様によると、派遣会社側にはAさんから連絡が入っていないとのこと。Aさんに状況を確認し、本日の午後4時までに連絡をいただける予定」

このように記録を残すことで、関係者間での認識の相違を防ぐことができます。

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派遣社員の就業状況の把握を派遣会社任せにしない

派遣社員の雇用管理は、雇用元である派遣会社が基本的には担当することになりますが、業務上の指揮命令や就業場所での労働時間の把握、安全衛生、職場環境への配慮などについては、派遣先にも一定の役割があります。

「派遣社員は派遣会社の社員だから」と派遣社員の就業状況の把握を派遣会社任せにしすぎず、派遣先としての役割を認識したうえで、日々の運用を行うことが必要です。

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派遣会社とのやりとりにおける認識の相違を防ぐためポイント

派遣会社とのやりとりでは、次の対応を意識することにより、認識の相違を防ぎやすくなります。

まとめ

派遣会社とのやりとりについて、疑問に思う場面や判断に迷う場合は、早い段階で第三者の視点を入れることにより、状況を整理しやすくなります。当事務所は派遣会社側ではなく、派遣先側の立場から状況整理と対応方針を決めるためのサポートを行っています。

「派遣会社とのやりとりがうまくいかない」「認識の相違が起きている」「言った・言っていないのトラブルを防ぎたい」と感じる場合は、必要に応じてご相談ください。