派遣社員の勤怠管理でトラブルを防ぐには？
派遣先企業が確認したいポイント

はじめに

派遣社員の勤怠管理は派遣会社だけに任せておけばよいものではありません。派遣社員を実際に受け入れ、日々の就業状況を確認しているのは派遣先企業（以降、派遣先）であり、出退勤、休憩、残業、欠勤連絡などの確認や派遣会社への共有が不十分な場合、後から認識のズレやトラブルにつながることがあります。

本記事では派遣社員の勤怠管理について、派遣先が確認したいポイントを整理します

派遣社員の勤怠でトラブルになりやすい場面

派遣社員の勤怠について、トラブルになりやすい場面は次のとおりです。

確認ポイント① 遅刻・早退・欠勤・有給取得時の連絡ルールを決めておく

遅刻・早退・欠勤・有給休暇を取得する際の連絡方法については、派遣社員が就業を開始する前に決めておくことが重要です。連絡先については派遣先にだけ連絡する、派遣会社にだけ連絡を入れて派遣会社から派遣先に連絡する、両方に連絡を入れる、と対応方法は複数ありますが、派遣社員が本日就業しているかどうかは、派遣会社の視点から考えると派遣契約をちゃんと履行しているか、と同義のため、まず派遣先に連絡を入れ、次に派遣会社にも連絡を入れることが望ましいでしょう。

また、連絡をする際は誰に連絡を入れるかについても、決めておく必要があります。派遣会社との窓口担当者なのか、現場の責任者なのか、指揮命令者なのかを決めていない場合、連絡を入れたにもかかわらず、現場に周知が行き届いていないと混乱を来す可能性があります。

特に気をつけるべきケースとしては、遅刻する際の連絡方法があげられます。派遣先の代表電話へ連絡するとした場合、電話の設定によっては始業時間まで電話がつながらないことがあります。もし通勤途中の電車内で、電車が緊急停止したことにより遅刻する場合、電話することが困難な場合もあります。そのため、電話以外の方法についてもあらかじめ決めておくとよいでしょう。具体例としては、業務用の携帯電話が貸与されている場合はSMSを送る、貸与されていない場合は上席の私用携帯に連絡を入れるなどです。状況によっては派遣会社に連絡を入れて、派遣会社より派遣先へ連絡を入れてもらう、という方法も考えられます。派遣先として最適な方法を検討し、派遣会社と相談の上で運用方法を決定するようにしましょう。

有給休暇の申請や承認は、基本的には雇用主である派遣会社のルールに従うことになります。一方で派遣先としても、当日の業務への影響や代替対応を確認する必要があるため、派遣会社・派遣社員本人との間で連絡方法を事前に整理しておくことが重要です。

確認ポイント② 残業・休日出勤は事前承認の流れを明確にする

残業や休日出勤は、業務状況によって突発的に発生することが考えられます。派遣社員の勤怠は、派遣会社による給与計算や派遣先への請求にも関係するため、自社の直接雇用社員と同様に、場合によってはそれ以上に丁寧に扱うことがトラブル防止につながります。具体例としては、事前承認制を取り入れることがおすすめです。派遣社員本人が申請する場合は、「誰に、いつまでに、どのような形で、申請をするのか」を決めておくことで「～さんに確認した」、「後から申請すればよいと思っていた」といった後手に回る対応を防ぐことができます。

一方で、派遣先から残業対応や休日出勤を依頼することもありえます。その場合についても、「残業対応を依頼する場合は当日の12時までに相談する」、「休日出勤については3日前までに相談する」といったルールを決めておきましょう。よくある事例として、終業時間直前に、「少しだけ残業してほしい」と打診をすることもありますが、この場合はあくまでお願いという形で相談をする方が望ましいです。また「少しだけ残業してほしい」を繰り返すうちに、運用が形骸化していくことも想定できることから、後にトラブルに発展することがないように注意が必要です。

派遣社員に残業や休日出勤を依頼するためには、派遣契約や就業条件の中にその旨を明記していること、および派遣会社側の三六協定や運用ルールの範囲内で対応できることが必要です。不慮の事態により発生する見込みが立った場合は、契約に関係する内容のため、いきなり派遣社員本人に相談するのではなく、まず派遣会社に相談するようにしましょう。

確認ポイント③ 休憩時間の取り方を現場任せにしすぎない

休憩時間の管理についても現場任せにしすぎないようにしましょう。会社によっては休憩時間に入る前にチャイムが鳴る、電気が節電対応で暗くなる、といった休憩時間を知らせる仕組みが取られている場合もあります。そういった仕組みが取られていない場合、現場の状況によっては、デスクで休憩を取りながら仕事をし続ける社員の方もいらっしゃいます。

派遣社員に関しては雇用元は派遣会社になるため、休憩時間は就業条件通りに取得させることが求められます。現場の人数や環境、雰囲気などの同調圧力によって、休憩時間を取りにくい、言い出しにくい場合も想定されるため、派遣先から休憩については時間通りに取得するよう伝えるとともに、現場以外の社員（派遣会社との窓口担当者や労務担当者）より、派遣社員本人に休憩は取れているかの確認を定期的に取るとよいでしょう。

確認ポイント④ 派遣契約上の就業時間と実態がズレていないか確認する

派遣契約上は9時～17時30分の就業時間のはずが、8時45分から朝礼に参加している、17時45分まで毎日勤務しているといった場合は現場に確認が必要です。その際に朝礼時間や、制服着用が必須の場合の着替え時間を就業時間に含めるかどうかについては、朝礼に参加することが就業条件として明示されている場合は業務に該当するため、賃金が発生します。着替えの時間については、業務に必要な準備行為に該当する場合は労働時間に含める対応となります。そのため、制服着用が義務付けられている場合は、着替えの段階から労働時間に該当する可能性があります。

確認ポイント⑤ 勤怠入力のルールを定める

派遣社員の勤怠管理の方法としては、紙のタイムシートや派遣会社独自の勤怠システム、e-staffingやe-TimeCardなどの汎用システムが使用されることが多いです。派遣社員は始業時に出勤時間を打刻、終業時に退勤時間を打刻、勤怠承認者は当日中もしくは翌日の午前中に確認するというルールで運用すれば基本的には問題ないのですが、実務上では、終業時に出勤時間も合わせて打刻、1週間分をまとめて週末に打刻、極端な例では月末に1ヶ月分を打刻するというケースも見受けられました。

就業期間が長くなるほど、現場との信頼関係が生まれる一方で、勤怠管理の運用が曖昧になりやすい面もあります。曖昧にするのではなく、打刻はルール通りに行う、勤怠承認者は毎日確認することを徹底させるとよいでしょう。

派遣先が避けるべき対応

派遣先が派遣社員の勤怠管理について、避けるべき対応は次の通りです。

まとめ

派遣社員の勤怠管理については、受け入れ前にルールを定めること、関係者がルール通りに対応すること、現場以外の第三者が定期的に運用状況を確認することがポイントです。また派遣社員の勤怠は、派遣会社による給与計算や派遣先への請求にも関係するため、自社の直接雇用社員と同様に、丁寧に確認することが重要です。

派遣社員の勤怠管理や派遣会社との連携に不安がある場合は、現場の運用ルールを整理することでトラブルを防ぎやすくなります。