派遣会社へ依頼する前に整理したい業務内容・スキル・勤務条件

はじめに

派遣社員の受け入れを検討する際、派遣会社に対して、「事務スタッフを1名お願いしたい」「決算業務の経験者を探している」と依頼をするだけでは、依頼内容として十分とはいえません。派遣会社は派遣社員の受け入れを希望する企業からの依頼内容をもとに、主に人選担当者（コーディネーターと言われることが一般的です）が自社の登録者および広告媒体などを利用して人選を行い、派遣先企業（以下、派遣先）へ人材を紹介するフローを採用している場合が多いです。

そのため、依頼内容が抽象的であればあるほど、就業開始後に次のようなミスマッチが発生する可能性が高まります。

派遣会社より適切な候補者の紹介を得るためには、派遣会社に依頼する前の段階で、自社内で派遣会社との窓口を担当する社員と受け入れ先の現場関係者との間で、担当する業務とそれを遂行するために必要なスキル、勤務条件などについて整理し、求める人物像について共通の認識を持つことが重要です。

本記事では、派遣会社に依頼する前に派遣先が整理しておきたい業務内容・必要スキル・勤務条件について解説します。

関連コラム：派遣会社との窓口担当者とは｜求められる役割と実務対応

派遣会社に依頼する前の整理が重要な理由

派遣会社は、派遣社員の受け入れを希望する企業から提示された業務内容や勤務条件をもとに、候補者の選定を行います。そのため、依頼内容が曖昧であればあるほど、派遣会社は適切な人材の選定が困難になります。実務上では、派遣会社に依頼をする段階で、派遣会社の営業担当などが具体的な人材要件のヒアリングを行うことが一般的です。

ただし、派遣会社によって登録している人材の層や経験職種、保有スキルなどは異なるため、派遣会社に人材条件の設定を任せきりにした場合、自社の求めている人材とは異なる人材の紹介が入る可能性があります。あらかじめ関係者間で、妥協できる要件とそうでない要件について、認識のすり合わせを行うことが必要です。

また、派遣会社への依頼時に注意すべき点として、職種ではなく業務の中身を整理することが重要です。

たとえば、「一般事務」という職種であったとしても、業務内容は会社によって異なる傾向があります。

上記のように、A社の中ではCという業務は一般事務業務に含まれているが、B社の中では含まれない、といった違いがあるため、職種だけでは業務内容が伝わらないことがあります。自社の認識が他社の認識と同じとは限らないことに注意することも、ミスマッチを防ぐためのポイントです。

関連する内容について、以下のコラムでも解説しています。

• 派遣会社の選び方｜依頼先を決める前に確認したいポイント
• 派遣社員の活用に向いている業務・向いていない業務の特徴

整理すべきこと① 業務内容を明確にする

最初に整理したいのは、派遣社員に依頼する業務内容です。「一般事務」「営業アシスタント」「部内庶務」といった抽象的な内容の場合、業務に含まれる内容が受け取る側次第になるため、関係者間で相違が起きる可能性があります。そのため、派遣会社に依頼する前に、関係者間で業務内容を整理しておくとよいでしょう。

もし、整理に苦戦する場合は、日次、週次、月次、四半期で発生する定期業務を洗い出し、そこに不定期に発生する業務を加える形で整理すると、業務のイメージを整えやすくなります。

整理しておきたい業務内容

次の内容が整理しておきたい業務内容になります。整理する際のポイントは、「業務を何も知らない第三者が聞いて、内容を理解できるかどうか」です。自社内では通用する言葉や内容が、社外でも同様に通用するかは定かではありません。実務上では、依頼を受ける際に、派遣会社が業務の明確化をサポートしてくれることが一般的ですが、派遣社員を受け入れた後に備えて、準備の段階から意識しておくとよいでしょう。

整理すべきこと② 派遣社員に求めるスキルを必須要件と歓迎要件に分類する

次に整理したい内容は、求めるスキル要件です。ポイントは、受け入れ時に必須とするスキルは必要最低限にすることです。派遣会社はいわゆるメーカーではなく、商社のようなビジネスモデルで成り立っています。

派遣会社は、派遣先より依頼を受けた際に、自社の登録者の中から最も業務にマッチしているスタッフを派遣することになるため、メーカーのように依頼主の要望にもとづいて製品を設計することはできず、自社に登録者がいない場合は求人広告などを用いて、新規の登録者を募ることになります。そのため、必須スキルが多くなればなるほど、登録者の中で該当する人数が減ることが予想され、紹介自体が難しくなることが想定されます。

実務上では、複数の派遣会社に依頼をかければ、「いずれかの派遣会社から人材の紹介があるはず」と考えがちですが、人手不足の状況はどの業界も同じであり、派遣会社との窓口を担当する社員の工数が増えることも予想されることから、必須スキルについては最低限に抑えた方が無難といえます。

必須スキルの例

歓迎スキルの例

スキル要件を決める際のポイントは、「就業初日の時点で業務を行うために必要なスキル」と「就業開始後に覚えていけばよいスキル」に分けることです。

たとえば、経理業務で新たに受け入れをした場合、経理の実務経験は基本的には必要ですが、四半期決算の業務を依頼する予定がないにもかかわらず、「決算業務の経験があった方がもしもの時に助かる」と考えて、決算業務の経験を必須とするのは適切とはいえません。

また、自社で使用している弥生会計やPCA会計などの会計ソフトの使用経験を必須にすると、それだけで経験者がいるかどうかの二択の状況になってしまうため、マニュアルや指導する社員がいる場合は、会計ソフトを指定せず、市販の会計ソフトの使用経験を必須、に留めることで人選の幅が広がります。

しかし、人手不足という理由で必須スキルを下げ過ぎた場合、就業開始後のミスマッチにつながる可能性があるため、現場の状況を加味して判断することが必要です。

整理すべきこと③ 勤務条件を明確にする

派遣社員を受け入れる場合は、勤務条件についても事前に整理しておく必要があります。特に就業時間や就業日数、時間外労働の有無については、候補者のマッチングに大きく影響を及ぼすため、明確にしておきましょう。

また、「会社の創立記念日のため、3月1日は曜日にかかわらず休日」「基本的には土日祝日休みだが、年に数回は祝日出勤がある」といった自社独自のカレンダーを利用している場合は、自社の休日を反映したカレンダーを作成し、派遣会社に説明しておくと、ミスマッチの防止につながります。

整理しておきたい勤務条件

関連コラム：派遣社員の勤怠管理｜トラブルを防止するための運用ルール

整理すべきこと④ 派遣社員に求める人物像を整理する（ただし、特定行為に注意する）

派遣会社に依頼する際、「こういう性格の人が職場にマッチする」という希望を伝える場面があります。その際は、派遣先が派遣社員を事前に選考したり、特定しようとする行為に該当しないよう注意が必要です。

たとえば、紹介予定派遣など一定の場合を除き、派遣先が事前面接を実施する、履歴書の提出を求める、などは派遣労働者を特定することを目的とする行為として、問題になる場合があります。そのため、派遣会社に人物像を伝える場合は「人物」そのものを限定するような伝え方ではなく、業務の遂行のために求める素養として伝えるようにしましょう。

望ましい伝え方

避けるべき伝え方

関連コラム：派遣法上のNG行為｜派遣先企業が注意したいトラブルになりやすい事例

派遣会社に依頼する前のチェックリスト

派遣会社に依頼する前に、次の内容を整理しておくとよいでしょう。

まとめ

派遣会社に依頼する前の整理が不十分な場合、派遣会社との認識の相違や、受け入れ開始後のミスマッチにつながることがあります。業務内容や就業条件などについて、自社内で派遣会社との窓口を担当する社員と受け入れ先の現場関係者との間でコミュニケーションを十分に取り、認識を揃えた上で派遣会社に依頼することが大切です。

また、派遣社員に求める要件を伝える際は、派遣社員を特定するような行為にならないよう注意が必要です。派遣会社への依頼内容の整理などでお悩みの場合は、必要に応じて専門家へ相談することも検討しましょう。