派遣会社に依頼する前に！
派遣先企業が整理しておきたい業務内容・スキル・勤務条件のポイント

はじめに

派遣社員の受け入れを検討する際、派遣会社に対して「事務スタッフを1名お願いしたい」「決算業務の経験者を探しています」と依頼をするだけでは、十分とはいえません。派遣会社は派遣社員の受け入れを希望する企業からの依頼内容をもとに、コーディネーター（人選担当）が自社の登録者および広告媒体などを利用して人選を行い、派遣先企業（以降、派遣先）へ人材を紹介するフローを採用している場合が多いです。そのため依頼内容が抽象的であればあるほど、実際に稼働が始まってから次のようなミスマッチが発生する可能性があります。

派遣社員の受け入れをスムーズに進めるためには、派遣会社に依頼する前の段階で、派遣会社との窓口担当者と受け入れ先の現場関係者との間で担当する業務内容とそれを遂行するために必要なスキル、勤務条件などについて整理のうえで、共通認識を持つことが重要です。

本記事では、派遣会社へ依頼する前に派遣先が準備しておきたいポイントを解説します。

派遣会社に依頼する前の準備が重要な理由

派遣会社は派遣社員の受け入れを希望する企業から提示された業務内容や勤務条件をもとに、候補者の選定やマッチングを行います。そのため依頼内容が曖昧であればあるほど、派遣会社は適切な人材の選定が困難になります。実務上では、派遣会社に依頼をする段階で派遣会社の営業担当が具体的な人選要件のヒアリングを行うことが一般的です。ただし、派遣会社によって登録している人材の状況は異なるため、派遣会社に人選条件を任せきりにすると、自社の求めていた人材とは異なる人材の紹介が入る可能性が生じます。あらかじめ関係者間で妥協できる条件とそうでない条件についての認識を合わせておくことが大事です。

また依頼時に注意すべき点として、職種ではなく業務の中身を整理することが重要です。たとえば、「一般事務」という職種であったとしても、業務内容は会社によって異なる傾向があります。

上記のように、A社の中ではCという業務は一般事務業務に含まれているが、B社の中では含まれていないといった違いがあるため、職種名だけでは業務内容は伝わらないことがあります。自社の認識が他社の認識と同じとは限らないことに注意することも、ミスマッチを防ぐためのポイントです。

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準備すべきこと① 業務内容を明確にする

まず整理したいのは派遣社員に依頼する業務内容です。「一般事務」「営業アシスタント」「部内庶務」といった表現だけの場合、業務範囲が広すぎるため、各自の解釈頼みになりがちです。派遣会社に依頼する前に関係者と業務内容をできるかぎり具体的に整理しておくとよいでしょう。もし整理に苦戦する場合は、日次、週次、月次、四半期で発生する業務を整理し、そこに不定期に発生する業務を加える形で整理すると、業務内容のイメージが湧きやすくなります。

整理しておきたい項目

次の内容が整理しておきたい項目の抜粋になります。整理する際のポイントは、業務を何も知らない第三者が聞いて内容を理解できるかどうかです。自社内では通用する言葉や内容が、社外でも同様に通用するかは定かではありません。実務では、依頼を受ける際に派遣会社がサポートしてくれることが一般的ですが、派遣社員を受け入れた後に備えて、準備の段階から意識しておくとよいでしょう。

関連記事 : 派遣社員の受け入れがうまくいかない原因と改善ポイント（派遣先企業向け）

準備すべきこと② 派遣社員に求めるスキルを「必須条件」と「歓迎条件」に分ける

次に整理したいのは求めるスキルについてです。ここで重要なのは受け入れ時に必須とするスキルは必要最低限にすることです。派遣会社はいわゆるメーカーではなく、商社のようなビジネスモデルで成り立っています。具体的には依頼を受けた際に、自社の登録者の中から最も業務にマッチしているスタッフを派遣することになるため、メーカーのように依頼主の要望にもとづいて製品を製造するということはできず、自社に登録者がいない場合は求人広告などを用いて、新規の登録者を募ることになります。そのため必須スキルが多くなればなるほど、登録者の中で該当する母数が減ることになるため、紹介が難しくなることが想定されます。

実務では、複数の派遣会社に依頼を掛ければいずれかの派遣会社から紹介があるはず、と考えがちですが、人材難の現状はどの業界も同じであり、派遣会社との窓口担当者の工数が増えることも予想されますので、必須スキルを多くし過ぎない方が無難といえます。

必須スキルの例

歓迎スキルの例

スキル要件を決める際のポイントは、「就業初日の時点で必要不可欠なスキル」と「就業開始後に覚えていけばよいスキル」に分けることです。たとえば経理業務で受け入れをした場合、経理の実務経験は基本的には必要ですが、仮に四半期決算の業務を依頼する予定はないにもかかわらず、「決算業務の経験があった方が、もしもの時に助かる」と考えて決算業務の経験を必須にするのは適切とはいえません。

また、自社で使用している弥生会計やPCAなどの会計ソフトの使用経験を必須にすると、それだけで経験者がいるかどうかの二択の状況になってしまうため、マニュアルや指導する社員がいる場合は、なんらかの会計ソフトの使用経験に留めると人選の幅が広がります。とはいえ、人材難だからという理由で必須スキルを下げ過ぎるのは就業開始後のミスマッチにつながる可能性があるため、現場の状況を加味して判断することが必要です。

準備すべきこと③ 勤務条件を明確にする

派遣社員を受け入れる場合は勤務条件についても事前に整理しておく必要があります。特に就業時間や就業日数、時間外労働の有無については候補者のマッチングに大きく影響を及ぼすため、明確にしておきましょう。また実務上では、創立記念日で3月1日は曜日にかかわらず休日、年間休日日数の関係で年に数回は祝日出勤がある、といった派遣先独自のカレンダーを取り入れている場合もあります。自社のカレンダーが一般的なカレンダーと異なる場合は、自社の休日を反映したカレンダーを作成し、派遣会社に説明しておくと、ミスマッチの防止につながります。

整理しておきたい勤務条件

準備すべきこと④ 派遣社員に求める人物像を整理する（ただし特定行為に注意する）

派遣会社に依頼する際、「こういう人が職場にマッチする」という希望を伝える場面があります。ただし、派遣先が派遣社員を事前に選考したり、特定しようとする行為には注意が必要です。たとえば紹介予定派遣など一定の場合を除き、派遣先が事前面接を行ったり、履歴書の提出を求めることは、派遣労働者を特定することを目的とする行為として問題になる場合があります。そのため、派遣会社に人物像を伝える場合は「人物」そのものを限定するような伝え方ではなく、業務の遂行のために必要な条件や素養として伝えることが大切です。

関連記事 : 派遣先企業が注意したい派遣法上のNG行為とは？トラブルになりやすい事例と防ぐためのポイント

望ましい伝え方

避けるべき伝え方

派遣会社へ依頼する前のチェックリスト

派遣会社に依頼する前に次の内容を整理しておくとよいでしょう。

まとめ

派遣会社に依頼する前の準備が不十分な場合、派遣会社との認識のズレや受け入れ開始後のミスマッチにつながることがあります。業務内容や就業条件などについて、派遣会社との窓口担当者と受け入れ先の現場などの関係者間でのコミュニケーションを十分に取り、認識を揃えた上で依頼することが大切です。

また派遣社員に求める条件を伝える際は、派遣社員を特定するような行為にならないよう注意が必要です。派遣会社への依頼内容の整理などでお悩みの場合は、必要に応じて専門家へ相談することも検討しましょう。