派遣社員の活用に向いている業務・向いていない業務の特徴

はじめに

派遣先企業（以下、派遣先）が派遣社員の活用を検討する場面では、「人手が足りない。とはいえ、すぐに社員の採用活動をはじめるのは予算から厳しい。とりあえず派遣会社に依頼しよう」と判断することがあります。社員の退職や休職、産休・育休・介護休業、繁忙期対応のために一時的に人員を補う手段として、派遣社員を活用することは有効な選択肢といえます。

一方で、すべての業務が派遣社員の活用に向いているわけではありません。業務内容が曖昧な状態で、派遣会社に依頼した場合、求めている人材の紹介を受けにくい場合や、受け入れ開始後に「聞いていた業務と違う」「どこまで業務を任せてよいのかわからない」「受け入れはしたが、業務を教える時間がない」といったネガティブな状況に陥る可能性があります。

そのため、派遣社員の活用を検討する際は、単に「人員を補充するため」という理由だけで検討を終えるのではなく、任せる業務内容や必要なスキル、現場の受け入れ体制などを整理したうえで、活用するかどうかを判断することが大切です。

本記事では、派遣社員の活用に向いている業務・向いていない業務の特徴と派遣社員の活用可否を判断するポイントについて解説します。

派遣社員を活用する主な場面

派遣社員の活用を検討する場面はさまざまです。

たとえば、次のようなケースがあります。

ここで注意したいのは、求める人材要件を「前任者が担当していたすべての業務を任せられること」にした場合、人材の紹介が滞る可能性があることです。派遣会社は依頼内容をもとに、自社の登録者や求人広告などを通じて人材を探します。そのため、任せたい業務が広範囲に及ぶ場合や、求めるスキルや責任を持つ範囲が曖昧な状態の場合、マッチングに苦戦し、候補者の紹介が難しくなる場合があります。

派遣社員の活用を検討する際は、まず「どの業務を、どの範囲で、どれくらいの責任を伴って任せるのか」を整理しておくことが重要です。

関連コラム：派遣会社へ依頼する前に整理したい業務内容・スキル・勤務条件

派遣社員の活用に向いている業務の特徴

派遣社員の活用に向いている業務には、いくつか共通点があります。

業務内容が明確である

派遣社員に任せる業務内容が明確であれば、派遣会社も人材の紹介を行いやすくなり、就業開始後にミスマッチが起きる可能性についても減らすことができます。

たとえば、「事務サポートをお願いします」という依頼内容ではなく、次のように任せる業務内容を具体的に整理しておくことで、必要なスキルや実務経験が伝わりやすくなります。

反対に、「とりあえず部署内の事務処理をお願いしたい」「まずは電話対応、その他の業務は状況に応じて」という依頼内容では、派遣会社としても必要な実務経験やスキルを判断しづらくなります。

業務手順が説明できる状態にある

派遣社員の受け入れでは、業務マニュアルや確認用のチェックリストが整備されている、社員から業務手順を説明できる状態にある（OJT担当者が決まっている）ことがスムーズな受け入れを行うには必要不可欠です。業務手順がマニュアル化されておらず、属人的になっている場合、就業開始後に派遣社員本人が何をすればよいか分からず手持ち無沙汰になる、現場の社員も自身の業務に対応する時間を削って説明に追われることになる場合があります。

特に前任者の退職に伴う補充の場合は、前任者が独自のルールで対応していた業務がそのまま残っていることがあります。そのような場合は、派遣会社に依頼する前に業務内容を洗い出し、派遣社員に対応を依頼する業務と自社の社員で担当する業務を整理しておくとよいでしょう。

必要なスキルを言語化できる

派遣社員の活用に向いている業務は、必要なスキルを言語化できる業務です。

たとえば、次のようなスキルが当てはまります。

「経理経験者がほしい」「営業事務経験者がほしい」といった表現だけの場合、実際にどの程度の経験が、どれくらい必要なのかが伝わりにくい場合があります。経理業務を例にすると、請求書処理が中心なのか、仕訳入力まで任せたいのか、月次決算まで対応するのかによって必要なスキルは異なります。必要なスキルを具体的にすることで、派遣会社から紹介を受ける人材の精度も高まりやすくなります。

向いている業務の具体例

派遣社員の活用に向いている業務としては、次のようなものがあります。

銀行や証券会社などの金融機関の事務センター、大規模なコールセンター、メーカーのカスタマーサービス部門など、あらかじめ業務対応のルールが定められている職場環境は、派遣社員を受け入れやすいと判断できます。

一方で、自ら判断する場面が多い業務や専門的な知識・責任を伴う業務については、派遣社員の活用に向いているかを慎重に検討する必要があります。

関連コラム：派遣社員への業務指示｜契約範囲と指揮命令で注意したいこと

派遣社員の活用に向いていない業務の特徴

派遣社員の活用に向いていない業務の特徴は次のとおりです。

業務内容が曖昧である

派遣社員の活用でミスマッチが起きやすいのは、業務内容が曖昧な状態で受け入れを進めるケースです。

たとえば、「とりあえず電話対応をお願いします。その他の業務は後で指示します」「Aさんの業務のサポートをお願いします。手すきの際は都度、声をかけてください」「依頼が入り次第、システムへのデータ入力をお願いします。空いている時間は自由に過ごしてください」といった業務内容の場合、派遣社員本人は戸惑いや不安を覚えることが多いです。

また、現場の社員も「電話対応以外、特に依頼する業務がない」「サポート担当と紹介を受けたけれども、業務を教える時間がない」「声をかけられた場合、何を頼めばよいのか」と受け入れ後に戸惑いや混乱を来すことがあります。派遣社員に任せる業務は、受け入れ前の時点で整理しておくことが大切です。

関連コラム：派遣社員の受け入れがうまくいかないときの原因と改善ポイント

社員と同じ役割や責任を求めたい場合

人手不足や働き方の多様化により、派遣社員が長期的に就業するケースも珍しくありません。

ただし、本来、派遣社員は臨時的・一時的な人材活用であることを前提とした働き方になります。そのため、長期的に自社の中核業務を担ってもらいたい場合や社員と同じ判断・責任を求めたい場合は、派遣社員の活用ではなく、直接雇用や紹介予定派遣、人材紹介などを検討した方がよいケースもあります。たとえば、

といった場合は、派遣社員の活用に向いているかを慎重に判断した方がよいでしょう。

契約外業務が発生しやすい場合

派遣社員が従事できる業務は、派遣契約で定めた業務内容であることが前提です。そのため、日々の状況に応じて「これもお願い」「あれもお願い」と業務が広がりやすい職場では、就業開始後に契約内容との相違が生じやすくなります。

特に人手不足の現場では、予定していない業務や他部署での業務支援を依頼したくなる場面も出てくることが想定されます。契約外の業務を依頼する場合は、基本的に派遣会社に確認が必要になります。そのため、最初から契約外業務や想定外の対応が発生する可能性が高い場合は、派遣社員の活用だけではなく、直接雇用での採用についても検討することが有効です。

関連コラム：派遣社員への業務指示｜契約範囲と指揮命令で注意したいこと

派遣社員の活用可否を判断するポイント

派遣社員の活用可否を判断する際は、次の点を整理したうえで判断するとよいでしょう。

特に重要なのは、「人手が足りないから、とりあえず派遣社員を活用する」ではなく、「どの業務を派遣社員に任せるのか」を整理することです。前任者の業務をそのままスライドするのではなく、現場で業務を整理し、派遣社員に任せる業務と社員が担当する業務を切り分けておくと、受け入れ後のミスマッチを防ぎやすくなります。

関連する内容について、以下のコラムでも解説しています。

• 派遣会社の選び方｜依頼先を決める前に確認したいポイント
• 派遣社員の職場見学｜面接との違いと派遣先としての実務対応

まとめ

派遣社員の活用は、人手不足への対応や一時的な業務量の増加を補う有効な手段ですが、すべての業務が派遣社員の活用に向いているわけではないことに留意する必要があります。派遣社員の活用に向いているのは、業務範囲が明確であり、業務手順や必要なスキルを説明できるポジションです。

反対に、業務内容が曖昧なまま「何でもお願いしたい」と考えている場合や、社員と同じ判断・責任を長期的に担ってもらいたい場合は、派遣社員の活用に向いていない可能性があります。

派遣社員の活用を検討する際は、派遣会社に依頼する前に業務内容・予定期間・必要なスキル・受け入れ体制を整理しておくことが大切です。派遣社員に任せる業務の整理や、派遣会社に依頼する前の確認事項について不安がある場合は、第三者の視点を入れて整理することも有効です。